Posts Tagged ‘gtd’

GTD op je no-nonsense mobiel

Friday, April 2nd, 2010

Splash screen Mobile Task ManagerEn met een no-nonsense mobiel bedoel ik dan zo’n ding die primair bedoeld is voor bellen en smsen en niet overal online te zijn. Kortom, voor een beschaafd Nokiaatje of Sony Ericsonnetje. En dan niet zo’n baksteen a la de 3310, maar eentje met een kleurenschermpje en waar Java-programma’s op kunnen draaien. Dat is nog wel te doen, toch?

Ik heb het al eens eerder in een vogelvlucht gehad over Getting Things Done. Waar ik toen nog lyrisch was over het alfabetisch archief, ben ik de laatste tijd volledig in mijn nopjes met het systeem achter de actielijsten. Ter herinnering: je sorteert je taken op gelegenheid en niet zozeer op prioriteit. Ik heb bijvoorbeeld de lijsten (even de eerste vijf): Afwachten (wat krijg ik nog van mensen? Denk aan berichten, uitgeleende boeken), Bellen (wie moet ik nog bellen), Boodschappen (oftewel, de supermarkt), Buiten (brieven op de post, glas wegbrengen), Erwin (te overleggen, af te spreken, en zo voorts) en Internet (dingen op te zoeken, blogs te schrijven). Wanneer ik een verloren uurtje heb (zoals nu) en ik zit achter een pc met internet, kijk ik in mijn internetlijst en ga aan de slag. Of wanneer ik langs de supermarkt fiets, en er staan een aantal zeer nodige items op mijn boodschappenlijst, ga ik even boodschappen halen. Zo’n systeem is handig, want je ziet meteen welke taken je nu wel en welke niet kan doen. Als ik in de afstudeerruimte zit, kan ik geen broden halen, maar wel Bellen, Mailen en Internetten.

Ik hield dit lijstje altijd bij in een A5-map, maar naarmate ik meer ging vertrouwen op mijn eigen systeem, bleek het erg vervelend om het ding altijd maar mee te zeulen. Dus, ik ging op zoek naar een applicatie waarmee ik mijn GTD-lijstjes zelf bij kan houden. En dit is hem geworden: Mobile Task Manager. Je kan mappen maken met lijstjes, sorteren op naam, prioriteit en dergelijke dingen. Je kan per taak notities toevoegen. Precies wat je nodig hebt en ook niet meer dan dat. En omdat het een Java-programma is, werkt het bijna op elke telefoon!

Naast mijn actie-lijstjes houd ik er ook andere lijstjes op bij. Enkele suggesties: Ooit (leuke projecten die ik graag wil doen, maar nog geen tijd voor heb), Maak-ideeen (leuke naald-en-zaag-ideeen waar ik nog geen tijd voor heb en het zijn er veel), Leuke Dingen (om te doen, zoals musea, wandelingen, et cetera). En de Kado Lijst. Daarin houd ik mijn wensenlijstje bij en ideeen voor anderen (wel eens gehad dat zo rond Sinterklaas je helemaal geen leuke kadootjes meer wijst  voor zowel jezelf als voor anderen? Juist). En altijd bij de hand!

Tot slot ben ik ook van mijn papieren agenda afgestapt. De kalender op mijn telefoon werkt uitstekend en ik heb hem altijd bij me, in tegenstelling tot de papieren variant. Tis niet perfect, maar in ieder geval beschikbaar.

Er zijn ook veel goede online alternatieven voor zowel lijstjes als agenda‘s, maar dan moet je maar net altijd in de buurt van een PC zijn. Erg irritant van die mensen die zeggen, “Ja, om een afspraak te maken moet je maar even mailen, want ik gebruik Google Calendar!”.

Succes!

Getting Things Done

Tuesday, May 5th, 2009

Wie wil dat nou niet. Dingen voor elkaar krijgen! Toen ik een paar jaar drukker was met student-assistentschappen en commissies en mijn agenda met post-its niet meer genoeg was om alles bij elkaar te houden, ben ik eens gaan Googlen. En tot mijn verbazing zijn er op Internet duizenden sites gewijdt aan Timemanagement. En ik heb een hoop geprobeerd, maar mijn huidige systeem werkt alweer een jaar en heeft me nog steeds niet in de steek gelaten!

Wat heb je nodig?

  • Agenda
  • Postits
  • A5-mapje
  • Archiefdoos (60 cent bij de IKEA)
  • Goedkope ordnermappen (ga naar je lokale kantoorhandel)

En je zult een efficient leven tegemoet gaan waarbij je niets meer vergeet en je mentale energie kan richten op belangrijke dingen in plaats van de rompslomp erom heen!

Het grote toverwoord hier is overzicht. David Allen, de grote grondlegger van het Getting Things Done-systeem zegt: je hoofd is er niet voor om dingen te onthouden, maar om dingen te bedenken! En als je veel moet onthouden levert dat natuurlijk ook alleen maar stress op vanwege het risico dat je iets vergeet. Bijkomend voordeel van het systeem is overigens ook dat je af bent van alle papiertjes en mailtjes waar je nog iets mee moet.

Ik geef hier een paar tips uit het boek en ik hoop dat je het boek zelf leest als je hier al iets in ziet.

Takenlijstje

Zorg dat je altijd een paar post its bij je hebt om ideeen, afspraken of todo’s op te schrijven. Vervolgens, wanneer je op je werkplek bent pak je je organisatiedevice erbij. En wat is dat? In mijn geval een knallieoranje a5-ordner met een aantal tabs. Andere mensen gebruiken hier hun PDA, PocketMod of hipsterPDA voor.

Actielijsten

Het eerste tabblad is actielijsten. Hierin zijn al je todo-punten (en hierbij bedoel ik werkelijk waar, alles! Alles wat je moet doen staat hierin voor wanneer je een minder helder moment hebt!) geordend op gelegenheid: dus locatie (thuis, stad, bouwmarkt) of omstandigheid (telefoon bij je, internettoegang, emailtoegang) waarin je moet zijn om iets af te handelen.

Op welk punt dan ook wanneer je iets te binnen schiet dat je nog moet doen maar op dat moment niet wilt doen omdat het te veel tijd kost of omdat je met iets anders bezig bent schrijf je op op je actielijsten of op een postit of iets anders als je je map niet bij je hebt. Vink het af zodra het klaar is.

Wachten op

Dit vind ik ook zo’n mooie.. Een tabblad waarachter je een paar blaadjes hebt waarop staat op wat je wacht en van wie. Dit kunnen telefoontjes zijn van mensen die beloofd hebben terug te bellen of mailen, boeken en geld dat je hebt uitgeleend, taken die je hebt gedelegeerd.. Zo heb je altijd overzicht!

Ooit/misschien

In de echte wereld moeten we helaas reeel wezen. Veel prachtige plannen heb je nu gewoon niet de tijd voor. Schrijf ze op zodat je ze niet vergeet en wees er tevreden mee dat je er voor hebt gekozen om dit nu even te laten wachten.

Er zijn meer tabbladen, maar dit is een aardige introductie.

Afvalsysteem en alfabetisch archief

Een tweede mooi iets waar ik graag kort iets over wil vertellen is het afvalsysteem. Of zo heb ik het in ieder geval genoemd. Hier heb je die doos en die mapjes voor nodig. Het afvalsysteem bestaat uit 31 (voor de dagen) + 12 (voor de maanden) + 2 (voor de jaren) = 45 mapjes. 31 mapjes zijn gelabeld met een nummer van 1 tot 31, twaalf voor de maanden en de andere twee.. je raadt het al ;).

Wanneer je post binnen krijgt waarop je op dat moment niks kan of nog niet nodig hebt, stop je het weer op de post in je eigen postsysteem! Voorbeeld zijn concertkaartjes die je pas over een maand nodig hebt. Zo raak je het niet kwijt en weet je ze te vinden. Ook foldertjes met een aanbieding waar je nog even over na wilt denken maar dat wel een maximale houdbaarheidsdatum heeft kan je kwijt. Zo krijg je je eigen documenten altijd op tijd terug en heb je geen grote stapeln met papiertjes waar je nog iets mee moet!

Tot slot nog even kort je eigen archief. Dat is ook al zo’n papiertjes bespaarder! Voor elk relevant onderwerp (voorbeelden uit mijn archief: kado-ideeen, recepten-vega, recepten-vlees, recepten-vis, recepten-koekjes&toetjes, photoshop, sinterklaas) maak je een eigen map en ook voor elk project (zoals belastingaangifte, woonkamerinrichtingsideeeen). Je vindt alles op dezelfde plek weer terug! Heerlijk!

Dit zijn allemaal korte voorbeelden natuurlijk. In het boek wordt het totale systeem besproken en wordt uitgebreid uitgelegd hoe je een hoop voordeel uit overzicht kan halen. Samen met FlyLady heeft dit de boel voor mij behoorlijk op orde gebracht. Ik vind het heerlijk!